Å gi gaver til ansatte er en av de tingene som høres enkelt ut helt til du prøver å gjøre det bra for 80, 300 eller 1500 personer.
I stor skala er det ikke gaven som er utfordringen. Utfordringen er rettferdighet, levering, og alle de små feilkildene som gjør en hyggelig gest til en brann i supportinnboksen. Folk vil ikke være dramatiske, men de vil legge merke til det: hvem som fikk hva, hvem som fikk det sent, hvem som ikke fikk det i det hele tatt, og om eksterne ansatte ble behandlet som en avrundingsfeil.
Denne guiden handler om å bygge opp et gaveprogram som føles menneskelig - samtidig som det er driftsmessig fornuftig.
Begynn med øyeblikket (ikke varen)
En gave betyr forskjellige ting avhengig av hvorfor det skjer. Hvis du ikke navngir øyeblikket, vil du kompensere med “flere ting”, og boksen vil fortsatt føles merkelig tom.
Ombordstigning
Onboarding-gaver er ikke en “feiring”. De er orientering.
- Best når den kommer uke én
- Det beste er når det hjelper noen til å føle seg rustet fra første dag
- Merkevarebyggingen skal være rolig og selvsikker, ikke “velkommen til fandom”
Milepæler (jubileer, forfremmelser, prosjektseire)
Milepælsgaver handler om å bli sett.
- Referer tydelig til milepælen
- Unngå interne vitser med mindre du er helt sikker på at de treffer
- Kontinuitet er viktig: Savnet av noen gjør mer vondt enn en kjedelig gave
Teamarrangementer (offsites, all-hands)
Eventgaver handler om delt minne, og det er der lagene skyter over mål.
- Velg noe reisevennlig
- Hold emballasjen fornuftig (folk flyr hjem med den)
- Ikke tving frem et “fotoøyeblikk” med mindre kulturen din allerede er slik
Vurdering ved årets slutt
Det er ved årsskiftet at leveringskaos og politiske spørsmål dukker opp.
- Velg varer som tåler global frakt
- Bygg opp en tidsbuffer (leveranser i slutten av desember føles som en ettertanke)
- Gjør det enkelt å bytte ut (fordi noe vil forsvinne)
Rettferdighet først (fordi folk vil sammenligne uansett)
Medarbeidere sammenligner ikke gaver fordi de er smålige. De sammenligner fordi de er mennesker - og fordi gaver er en signal.
Her er tre modeller for rettferdighet som holder i virkelige selskaper:
1) Samme gave til alle (enkelt, forutsigbart)
Fungerer best for universelt anvendelige gjenstander (drikkevarer, notatbok, teknisk veske).
- Fordeler: enkle meldinger, lite administrasjon
- Ulemper: kan føles generisk hvis det gjentas hver syklus
2) Samme verdi, folk velger (min favoritt for moral)
Tilby 2-4 alternativer (“pendlersett / hjemmebordssett / reisesett”).
- Fordeler: føles rettferdig uten å være dyr
- Ulemper: krever en ren utvelgelsesprosess + fast tidsfrist
3) Rollebaserte sett (bare hvis du kan forklare det på en god måte)
Team i felten og team på kontoret har ofte ulike behov. Det er helt greit.hvis du sier det rett ut.
- Fordeler: virkelig nyttig
- Ulemper: Hvis du er vag, ser det ut som hierarki
Én setning som forhindrer 20 interne argumenter: “Alle får noe godt, og alle forstår logikken.”
Gaver med firmalogo til ansatte: Velg gjenstander som overlever i det virkelige liv
Du kjøper ikke “glede”. Du kjøper bruk. Det er bruken som får gaven til å føles som en påskjønnelse i stedet for en varebeholdning.
Kategorier som vanligvis lander godt
- Drikkevarer (den vinner fordi den er lite ressurskrevende og har høy nytteverdi)
- Teknisk organisasjon (kabelsett, vesker, enkle ladere - ikke noe for masete)
- Oppgraderinger av Workday (fin notatbok, penn som ikke føles som engangsutstyr, grunnleggende skrivebordsutstyr)
- Pendlervennlig transport (bare hvis stilen er nøytral og kvaliteten er åpenbar)
Kategorier som ofte skaper supporthenvendelser (og stille anger)
- Klær: størrelse, passform, klimaforskjeller, retur
Hvis du kjøper klær, bør du behandle det som et produktslipp: ekte kvalitet, ekte størrelsestabell, ekte utvalg. - Sterkt lysende gjenstander: duft er personlig; følsomhet er ekte
“Velvære” kan være te/kaffe-relatert uten duft. - Skjøre gjenstander: keramikk ser flott ut helt til den ankommer som konfetti
Hvis du sender til hjemmene dine, øker skjørheten arbeidsmengden din.
En rask test: Kan noen bruke denne i en videosamtale uten å føle seg som et vandrende banner? Hvis ja, er du nær.
Merkevarebygging som folk ikke føler seg rare med
Ansattegaver er ikke kundegaver. Logoen bør ikke være hovedpersonen.
Merkevareplasseringer som har en tendens til å fungere:
- lite hjørnemerke
- tone-i-tone-broderi/emboss
- plassering på undersiden/innsiden (bunnen av flasken, innsiden av omslaget på notisboken)
- merkevarebudskap i emballasjen (innsiden av lokket, innstikkskort)
Merkevarebygging som har en tendens til å bli “borte” (med vilje):
- store sentrerte logoer på heltens overflate
- slagord
- sterke bedriftsfarger uten tilbakeholdenhet
Hvis du vil at de ansatte skal bruke det, må du få det til å føles som et veldesignet produkt som tilfeldigvis kommer fra bedriften din.
Bestem deg for distribusjon før du forelsker deg i gaven
Det er her gaveprogrammer faktisk lykkes eller mislykkes.
Alternativ A: Utdeling på kontoret
Flott hvis de fleste er på stedet.
Se opp!
- personer som reiser den uken
- nyansettelser etter arrangementet
- “restbunken” som blir vanskelig med en gang
Alternativ B: Frakt direkte til hjemmet
Best for fjernkontroll/hybrid. Også der det skjer rare ting.
Det trenger du:
- adresseinnsamling (gjøres med respekt)
- sporingssynlighet
- en erstatningsplan (fordi ting blir skadet eller returnert)
Alternativ C: Regionale knutepunkter (hybrid tilnærming)
Send bulk til regionale kontorer eller 3PL-knutepunkter, og distribuer deretter lokalt.
Bra når:
- du har flere land
- Toll og pålitelighet på siste kilometer varierer mye
Praktisk notat fra felten: ikke design en gigantisk, stiv boks hvis du sender internasjonalt. Den vil se ut som om den har vært et semester i utlandet.
Adresseinnsamling uten at de ansatte føler seg overvåket
Dette handler mest om tone og grenser.
Hva som fungerer:
- kortform
- tydelig formål (“send din påskjønnelsesgave”)
- klar tidsfrist
- tydelig oppbevaring (“brukes kun for denne forsendelsen; slettes etter X dager”)
Det som slår tilbake:
- vage “vi sender kanskje noe”-meldinger
- ber om ekstra data “for sikkerhets skyld”
- gjentatte påminnelser som høres ut som innsamlinger
Hold det kjedelig og spesifikt. Kjedelig er troverdig.
Personalisering: gjør mindre, men gjør det riktig
Personalisering er kraftfullt, men det er også her kompleksiteten i driften vokser.
Personalisering med lav risiko (stor effekt):
- navn på kortet/innsatsen (ikke på produktet)
- teamspesifikke meldingsvarianter
- en kort lederkommentar som refererer til noe reelt
Personalisering med høyere risiko (kun med rene data):
- navn/initialer på varen
- valg av størrelse
- fargevalg per person
To klassiske “det tenkte vi ikke på”-problemer:
- stavemåte for navn (bindestreker, aksenter, foretrukne navn)
- adresseformat (APO/FPO, enhetsnummer, regionale postregler)
Hvis du personaliserer produktet, må du låse disse:
- ett godkjent navneformat
- én sluttdato (ingen unntak ... ellers blir det alle unntak)
- bufferlager for reparasjoner
Som oftest er den beste avkastningen på investeringen: skrive et kort som høres ut som et menneske og stave personens navn riktig.
Tidspunkt: Send først, kunngjør deretter
Sene gaver er ikke tragiske. De er bare pinlige.
Hvis du annonserer at “gavene er på vei!” og de kommer to uker for sent, har du skapt et lite tillitsproblem uten grunn. Det tryggere grepet er kjedelig, men effektivt:
- skip først
- sørge for at de fleste har sporing/leveringsbekreftelse
- deretter kunngjøre
Timingnormer som holder deg unna trøbbel
- Onboarding: ankommer i uke én
- Milepæler: ankommer rett før eller rett etter kunngjøringen
- Arrangementer: i hånden før arrangementet starter
- Årsslutt: tidligere enn du tror (transportselskapene bryr seg ikke om din interne kalender)
Erstatningspolicy: den delen folk husker
Når en eske kommer skadet frem, er det ingen som tenker “logistikk er vanskelig”. De tenker: “Så dette er hvor mye du brydde deg.”
Hold kundestøtten enkel og rask:
- ett alias (f.eks, gifts@company.com)
- ett kort skjema (mangler / skadet / feil adresse)
- klart erstatningsvindu
- bufferbeholdning reservert for reparasjoner (ikke bruk alt på den første bølgen)
Tre virkelige feilpunkter som det er verdt å planlegge for:
- avslag i resepsjonen (noen kontorer tar ikke imot personlige pakker)
- tilgang til leilighet (ingen enhetskode = retur til avsender)
- internasjonale tollforsinkelser (spesielt mat/væsker/batterier)
Seieren er ikke perfeksjon. Seieren er hvor raskt du gjør det riktig.
Et repeterbart program (slik at du ikke må bygge om hver gang)
Hvis dette blir noe man gjør en gang i året, vil det alltid føles stressende. Bygg opp et lite internt system i stedet.
En enkel driftsrytme
- Navngi øyeblikket (oppstart/milepæl/begivenhet/årsavslutning)
- Velg rettferdighetsmodell (samme / velg / rollebasert)
- Låsedistribusjon (kontor/hjem/hubs)
- Bekreft begrensninger (regioner, restriksjoner, personaliseringsregler)
- Skriv meldingen (kort + intern kunngjøring)
- Forsendelse + support (sporing + utskiftninger)
- Avslutt med en liten omslagsrapport
Innpakningsrapporten (vær ydmyk)
Spor:
- Ikke-leverbar rate
- skadefrekvens
- de viktigste supportproblemene
- 5 ekte sitater fra ansatte (de ærlige)
Slik blir programmet roligere og bedre for hver syklus.
Hvordan “bra” ser ut
En god ansattgave sier ikke: “Se på logoen vår”. Det står det:
- vi planla dette
- vi glemte ikke eksterne medarbeidere
- vi respekterer tiden din
- vi valgte noe du faktisk kommer til å bruke
- og når noe gikk galt, fikset vi det raskt
Det er grensen for gaver med firmalogo til ansatte-ikke prangende, bare kompetent og oppriktig omtenksom.
Én kommentar
Jeg liker at bloggen fokuserer på rettferdighet når man skalerer gaver. Det er så sant at små detaljer som timing og hvorvidt eksterne medarbeidere føler seg inkludert, kan være avgjørende for opplevelsen. Det er også flott å se at introduksjonsgaver er en del av introduksjonen, i stedet for en feiring - noe som setter den rette tonen fra dag én.